الإجابة المختصرة
يتيح حساب الأعمال في drivoo أن تُحمَّل رحلات العمل لفريقك على الشركة. تسجّل عبر الإنترنت، وتراجع drivoo بيانات الشركة، ثم يضيف المشرفون الموظفين بميزانية شهرية من الرحلات أو بمبلغ محدّد. ويختار الموظف بين رحلة شخصية ورحلة عمل عند الحجز، ولا ترى الشركة إلا رحلات العمل.
ما حساب الأعمال في drivoo
يتيح حساب الأعمال في drivoo لأي شركة في الإمارات أن تحمّل رحلات العمل الخاصة بفريقها على الشركة. فيضيف مسؤولو حسابك الموظفين في بوابة الأعمال، ولكل منهم ميزانية شهرية بعدد من الرحلات أو بمبلغ محدّد، وينتقل الموظفون بين الوضع الشخصي ووضع الأعمال عند الحجز. ولا ترى شركتك إلا رحلات العمل، فالرحلات الشخصية لا تُعرض عليها أبداً، ويدفعها الموظف بنفسه دائماً. وتتولّى كل رحلة شركة ليموزين مرخّصة ويقودها سائقها المرخّص، وتُحجز عبر drivoo، المنصّة التي تديرها شركة TechSphere Solutions Limited، في الإمارات السبع كلها. ويشرح هذا الدليل خطوات فتح الحساب، ومراجعة drivoo، وطريقة دفع شركتك، والإعداد الذي يبدأ به موظفوك رحلاتهم الأولى.
ما تحتاج إلى تجهيزه
يسجّل الشخص المفوّض الشركة، لذا اجمع مستنداته ومستندات الشركة قبل أن تبدأ. تحتاج إلى الرخصة التجارية برقمها وإمارة إصدارها وتاريخ انتهائها، وإلى شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة مع رقم التسجيل الضريبي المكوّن من 15 رقماً، وإلى الهوية الإماراتية للشخص المفوّض بوجهيها وجواز سفره، مع رقميهما وتاريخَي انتهائهما. وتحدّد أيضاً جهة اتصال للحسابات ببريدها الإلكتروني ورقم هاتفها، لأن الفواتير تُرسل إليها. ويمكن أن تكون كل نسخة ملف PDF أو صورة بصيغة JPG أو PNG أو HEIC أو WebP. ومن المهم أن يكون كل شيء في متناولك، فتأكيد رقم الهاتف يفتح التسجيل لوقت محدود، وإذا انتهى الوقت تؤكّد الرقم من جديد، ويبقى ما أدخلته محفوظاً في الصفحة.
التسجيل عبر الإنترنت
انتقل إلى حسابات الأعمال للشركات واختر تسجيل شركتك. يتألّف النموذج من خمس خطوات، أولاها رقم هاتف الشخص المفوّض، ويُتحقَّق منه برمز يصل في رسالة نصية. ثم بيانات الشركة: اسمها القانوني كما في الرخصة التجارية، واسمها التجاري وموقعها الإلكتروني إن وُجدا، وعنوان المكتب وإمارته، ودبوس اختياري يحدّد المكتب على الخريطة، مع الرخصة وشهادة التسجيل الضريبي. ثم بيانات الشخص المفوّض ببريده الإلكتروني وهويته الإماراتية وجواز سفره، ثم جهة اتصال الحسابات، وفيها يمكن للشركة أن تطلب حداً ائتمانياً لتحجز الرحلات على الحساب، مع خطاب مرجعي من البنك أو حسابات مدققة إن شاءت. وفي خطوة المراجعة يوافق الشخص المفوّض على شروط الأعمال وإشعار الخصوصية بالنيابة عن الشركة، ويمكنه أن يكتب ما لا تقبله الشركة من هذه الشروط، مثل شروط الدفع، مع بيان السبب.
مراجعة drivoo
بعد الإرسال، تصلك من drivoo رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني. افتحها وأكّد عنوان بريدك سريعاً، لأن صلاحية الرابط تنتهي، ولا يمكن اعتماد الحساب قبل تأكيد البريد. وتراجع drivoo كل طلب قبل فتح الحساب، فتظهر حالته «قيد المراجعة»، ثم «معتمد» أو «مطلوب معلومات إضافية» أو «لم يُعتمد». وإذا احتاجت drivoo إلى المزيد، يوضّح البريد ما تحتاج إليه، فتصحّح البيانات أو تستبدل المستند من صفحة متابعة الطلب بالرقم نفسه، ثم تعيد إرساله. والطلب الذي لا يُعتمد يأتيك مع سبب ذلك، ويمكن تصحيحه وإرساله مرة أخرى. وإن كتبت اعتراضاً على الشروط، تردّ drivoo عليه كتابياً قبل الاعتماد، ويُسجَّل ردّها في اتفاقية الحساب.
طريقة دفع شركتك
عند الاعتماد، تحدّد drivoo طريقة دفع شركتك، انطلاقاً من طلب الحد الائتماني إن قدّمته. فبالدفع ببطاقة الشركة، يربط المسؤولون لديك بطاقة أو أكثر، ويُحجز مبلغ كل رحلة عمل على البطاقة عند الحجز ويُخصم عند اكتمالها، مع فاتورة ضريبية باسم شركتك تُرسل إلى جهة اتصال الحسابات. أما بالدفع على الحساب، فتمنح drivoo شركتك حداً ائتمانياً وشروط دفع، وتصدر فاتورة شهرية تفصّل كل رحلة، والرحلة التي تتجاوز الرصيد الائتماني المتاح لا تُحجز على الحساب. ويمكن للشركة أيضاً أن تدفع مقدّماً، فتُسجَّل الدفعة دفعةً مسبقة تُخصم منها رحلاتها وفواتيرها. وتُسعَّر رحلات العمل كالرحلات العامة مع خصم الشركات المتفق عليه مع شركتك، الذي تعرضه بوابتك، بأجرة ثابتة تظهر قبل الحجز شاملةً ضريبة القيمة المضافة، وتُمرَّر رسوم سالك والمواقف بسعر التكلفة دون هامش.
بريد التفعيل واتفاقية الحساب
عند اعتماد الحساب، يصل إلى الشخص المفوّض، الذي يصبح المسؤول الأول عن حساب الشركة، وإلى جهة اتصال الحسابات بريد تفعيل مرفق به اتفاقية الحساب. وهي ملف PDF واحد بالعربية والإنجليزية، يصدر مرة واحدة ولا يُعدَّل أبداً. وتتضمّن الطرفين، مع اسم شركتك القانوني ورقم تسجيلها الضريبي ورقم رخصتها التجارية، وطريقة دفعها وخصم الشركات الخاص بها، والنص الكامل لشروط الأعمال وإشعار الخصوصية بالإصدارين اللذين وافقت عليهما، وأيّ اعتراض مع ردّ drivoo عليه، ثم سجلّ الموافقة الذي يضمّ رقم هاتف الشخص المفوّض وبريده الإلكتروني المؤكَّدين، وتاريخ الموافقة ووقتها بتوقيت دبي. ويمكن للمسؤولين لديك تنزيلها في أي وقت من صفحة ملف الشركة في بوابة الأعمال.
أول تسجيل دخول: دليل الإعداد
في أول مرة يسجّل فيها أحد المسؤولين الدخول إلى بوابة الأعمال، يُفتح دليل الإعداد في لوحة جانبية بأربع خطوات، تفتح كل منها الشاشة التي تُنجَز فيها: ادعُ موظفيك، وحدّد سياسة السفر، وتحقّق من طريقة دفع شركتك، واحجز رحلتك الأولى. وتُعلَّم كل خطوة منجزةً بناءً على بيانات حسابك نفسه، فيعكس الدليل تقدّمك الفعلي. ويمكنك إغلاقه في أي وقت وفتحه من جديد من قائمة المساعدة، وهو يُفتح تلقائياً عند كل تسجيل دخول إلى أن تُنجَز الخطوات كلها أو تختار عدم عرضه مرة أخرى. وتحدّد سياسة السفر في شركتك الفئات والأيام والساعات والأماكن وأنواع الرحلات المسموح بها، وما إذا كان سبب الحجز مطلوباً عند كل رحلة.
إضافة موظفيك
أضف الموظفين واحداً تلو الآخر أو من ملف CSV، باسم كل منهم ورقم هاتفه المتحرك وبريده الإلكتروني وميزانيته الشهرية. وتصل كلاً منهم رسالة بريد إلكتروني ورسالة نصية تخبره بأن شركتك أضافته، مع الخطوات التي يتّبعها. ولا حاجة إلى انتظار موافقته: فالموظف يسجّل أو يدخل بذلك الرقم، ويكتب اسمه، ويؤكّد البريد الذي أضفته له عبر رابط التحقّق، فتتحوّل حالة ملفه للأعمال من «مدعو» إلى «نشط». ويمكن للمسؤولين لديك إيقاف أي موظف أو إعادة تفعيله في أي وقت. والموظف الموقوف لا يحجز رحلات عمل، ولا يتأثّر حسابه الشخصي في drivoo. ومن يعمل لدى أكثر من شركة يختار الشركة عند الحجز. ويصل إلى المسؤولين بريد إلكتروني حين يبلغ الموظف النسبة التي تختارونها من ميزانيته.
أولى رحلات فريقك
حين يحجز الموظف في وضع الأعمال، لا يرى إلا الفئات والإضافات التي تسمح بها سياستك، ويختار سبب الحجز إن طلبته السياسة: اجتماع مع عميل، أو فعالية عمل، أو سفر عمل، أو سبب تضيفه شركتك. والرحلة الخارجة عن السياسة تُرفض مع ذكر السبب، أو تُرسل للموافقة إن نصّت قواعدك على ذلك، فيُوافَق عليها أو تُرفض من البوابة. وقد تكون أولى حجوزاتكم التوصيل من المطار للموظفين الزائرين، أو يوم اجتماعات لأحد المديرين مع سائق خاص بالساعة، أو جولة عمل عبر مسارات التنقّل بين الإمارات. والإكرامية في رحلة العمل تُدفع من بطاقة الموظف نفسه، ولا تُستخدم رموز الخصم الترويجية في رحلات العمل.
متابعة كل رحلة عمل
يرى المسؤولون لديك كل رحلة عمل في البوابة: الموظف، والتاريخ والوقت بتوقيت دبي، ومكان الانطلاق والوجهة، والفئة، وتفاصيل التكلفة، وسبب الحجز، مع الإيصال. ويمكنهم تنزيل ملخّص للتكاليف حسب الموظف بصيغة CSV مع تفاصيل الرحلات، ودعوة مسؤولين آخرين ومستخدمين من الفريق المالي. وإن كانت لديك أسئلة قبل التسجيل، يمكنك التواصل مع فريق drivoo. أما الفنادق التي تحجز لضيوفها فتستخدم حساب الشركاء بدلاً من ذلك، ويشرحه دليل الكونسيرج في الفنادق.
